QUELQUES RAPPELS
À l’attention des administrateurs, des chargés de missions et des usagers.
Un certain nombre d’anomalies constatées, (livres ou revues sortis sans remplir la fiche de sortie pour les uns ou l’inscrire sur le cahier pour les autres, documents non remis en place, certains restant introuvables…) nous autorisent à rappeler quelques consignes, sachant qu’un livre indispensable égaré et n’étant plus publié, peut nous manquer lors de nos études et que la perte d’un document remet en cause le sérieux voire la crédibilité de notre association.
Les livres
Le règlement est à consulter au chapitre « bibliothèque » de notre bulletin annuel. Rappelons toutefois que lorsqu’ un livre est emprunté, on doit remplir obligatoirement la fiche « lecteur », la retirer de l’ouvrage et la placer dans le fichier « livres en prêt ». Ceci est valable quelle que soit la durée ou le motif du prêt (durée légale, consultation sur place…)
Il n’est peut-être pas inutile de rappeler qu’il faut renseigner la fiche au retour et la replacer dans le livre avant de remettre celui-ci en rayon !
Pour les stagiaires utilisant les ouvrages, indiquer sur la fiche, adresse, numéro de téléphone, courriel.
Les revues
Un cahier existe au local près des revues. Il doit être rempli comme pour les livres. Aucun livre ou revue ne peut être emprunté s’il n’a pas été inventorié.
Les documents
Pour chaque étude, enquête importante, sites remarquables, activités diverses, un dossier doit être établi.
Chaque dossier doit comporter en fonction de son importance des sous-dossiers : cahier des charges, cartes, courriers, inventaires …
Un milieu prospecté régulièrement ne faisant pas forcément l’objet d’une étude particulière doit faire également l’objet d’un dossier dans lequel on doit retrouver les comptes- rendus de sorties ou les inventaires afin de ne pas se poser la question « On a fait ça quand ? » et de perdre un temps précieux.
S’il est nécessaire de sortir des documents d’un dossier pour une étude ou renseignements, on doit à tout moment, par exemple en l’absence de la personne chargée de l’étude, savoir où ils se trouvent, grâce à une fiche ou toute autre indication placée au début du dossier.
Il ne doit pas y avoir de doublement de documents, un seul dossier doit exister par affaire.

Les bibliothécaires sont des bénévoles, classement et inventaire sont des tâches ingrates mais nécessaires. Ne leur compliquons pas le travail en plaçant sur leur bureau des documents dont ils ne connaissent souvent pas ni l’intérêt ni la provenance. Une explication de vive voix ou un petit mot (pas un gros !) serait souvent utile.
Ce rappel des règles établies n’est pas là pour "mettre la pression". Cependant, nous ne sommes pas si nombreux pour accomplir nos missions et le respect des procédures ne peut que faciliter les choses.
Le bibliothécaire archiviste- C. ANTONY